El registro electrónico de la jornada:

El registro electrónico de la jornada: la otra cara de la reforma de las 40 horas

Claudio Martínez Santistevan

Senior Associate De la Vega & Martínez Rojas

La discusión pública sobre la reducción de la jornada laboral se ha concentrado, naturalmente, en el número que da nombre a la reforma. La jornada ordinaria semanal bajará de manera gradual, de 48 horas en 2026 a 46 en 2027, 44 en 2028, 42 en 2029 y, finalmente, 40 en 2030. Detrás de esa reducción hay otra modificación con consecuencias igual de relevantes para la operación cotidiana de las empresas y, sobre todo, para el litigio laboral: la obligación de registrar electrónicamente la jornada de cada persona trabajadora.

La nueva fracción XXXIV del artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo obliga a las personas empleadoras a registrar electrónicamente la jornada, incluido el horario de inicio y de finalización, y a proporcionar esa información a la autoridad laboral cuando la requiera. La Secretaría del Trabajo y Previsión Social deberá emitir disposiciones de carácter general sobre su ámbito de aplicación y sus excepciones, que conforme al régimen transitorio entrarán en vigor el 1 de enero de 2027.

Leída hasta ahí, la disposición parecería una obligación administrativa más. El mismo precepto agrega, sin embargo, una regla que modifica la relevancia jurídica del registro: su contenido hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora. Esa frase, breve frente al resto de la reforma, puede terminar siendo una de sus consecuencias procesales de mayor alcance.

La jornada siempre ha sido un terreno sensible en los juicios laborales. Conforme al artículo 784, cuando existe controversia sobre su duración corresponde, como regla general, a la parte empleadora acreditar su dicho, y el artículo 804 le impone conservar y exhibir los controles de asistencia. Quien ha litigado estos asuntos sabe que esos controles suelen reflejar con más fidelidad el horario pactado que el efectivamente trabajado. En muchas empresas mexicanas la administración de la jornada ha descansado en prácticas informales que rara vez llegan al checador: llegar un poco antes, quedarse un poco más, contestar un correo por la noche, extender una reunión, comer frente al escritorio, compensar tiempo de palabra entre trabajador y supervisor o asumir que ciertos puestos deben estar disponibles fuera de horario. Esa distancia entre la jornada formal y la jornada real se ha resuelto en juicio con presunciones, testimoniales y reconstrucciones posteriores de los hechos.

El registro electrónico hace mucho más difícil sostener esa distancia. A partir de 2027, para quienes queden comprendidos en las disposiciones de la STPS, existirá una obligación legal específica de generar un registro electrónico de la jornada, al que la Ley permite alcanzar un valor probatorio especialmente fuerte, siempre que pueda acreditarse el acuerdo entre las partes.

Instalar un checador será, por ello, insuficiente, como lo será contratar una plataforma y asumir que, por ser electrónica, la información que produzca resolverá cualquier controversia. La Ley no exige una marca ni una tecnología determinada. Lo jurídicamente relevante será cómo se genera la información, qué refleja, quién puede modificarla, cómo se documentan las modificaciones y de qué manera se acredita que el mecanismo fue acordado con la persona trabajadora. El registro pasa de ser una herramienta de control a ser evidencia, y la evidencia útil exige trazabilidad: si una entrada fue corregida, deberá poder saberse quién la corrigió, cuándo y por qué; si hubo tiempo extraordinario, deberá poder vincularse con su solicitud u orden.

Hay, con todo, un límite que ninguna plataforma resuelve: un registro sólo puede probar lo que la operación le permite registrar. Digitalizar el reloj checador es la parte sencilla de la reforma; lo difícil es que la organización aprenda a administrar el tiempo de trabajo de manera consistente con lo que el sistema dice. En esa tarea el papel decisivo corresponde a los mandos medios y supervisores, más que al área de Recursos Humanos. De poco sirve una política impecable si un jefe pide a su equipo terminar un pendiente después de haber registrado la salida, tolera horas extraordinarias que nadie autorizó, corrige marcas para hacerlas coincidir con el horario contractual o normaliza mensajes y encargos fuera de jornada. En el litigio, cada una de esas conductas tiene un costo concreto. Basta que la parte trabajadora exhiba una sola corrección sin soporte, contradicha por un correo enviado a deshoras, para que el tribunal tenga razones para dudar del resto del registro.

La otra mitad del problema está del lado de la persona trabajadora. El sistema reflejará la realidad sólo si registrar la jornada efectivamente laborada se vuelve algo ordinario, y no un gesto que se perciba como desconfianza, como trámite burocrático o como una conducta que puede traer consecuencias a quien reporta tiempo extraordinario. Si el trabajador entiende que anotar la hora real de salida le genera problemas con su jefe, anotará la del contrato, y la empresa terminará con un documento formalmente perfecto y probatoriamente frágil. Esto se conecta con el requisito del acuerdo: el consentimiento que exige el artículo 132 difícilmente tendrá peso en juicio si el trabajador no conoce lo que se registra, no puede consultarlo o no se siente en libertad de registrar lo que efectivamente ocurrió.

El periodo de comida ilustra bien la cuestión. La fracción XXXIV habla del inicio y la finalización de la jornada, pero los artículos 63 y 64 siguen siendo determinantes: en jornada continua debe concederse al menos media hora de descanso y, cuando la persona trabajadora no pueda salir del lugar donde presta sus servicios durante el reposo o la comida, ese tiempo se computa como tiempo efectivo de trabajo. Dos marcas dicen muy poco sobre lo que ocurrió en medio. Según la organización del trabajo, convendrá registrar también la salida y el regreso del descanso, aunque la reforma no imponga expresamente cuatro checadas, porque la empresa necesitará acreditar que ese lapso fue de libre disposición cuando pretenda excluirlo del cómputo. Ese registro valdrá poco, sin embargo, si la práctica aceptada en el área es comer frente a la computadora mientras se atienden pendientes.

Lo mismo ocurre con el tiempo extraordinario. La reforma modifica sus límites y mantiene consecuencias económicas importantes cuando éstos se exceden. Si la política interna exige autorización previa, el sistema debe permitir demostrar que ese procedimiento existe y se aplica de manera consistente. Cuando el registro muestra horas adicionales que nadie autorizó, la empresa queda frente a una alternativa incómoda: pagarlas o sostener en juicio que el tiempo que su propio sistema registró no fue trabajado. Evitarla exige que el supervisor efectivamente detenga el trabajo no autorizado y no se limite a dejar de aprobarlo.

En esquemas híbridos y de teletrabajo el punto se vuelve más sensible. La obligación del artículo 132 está redactada para cada persona trabajadora, sin distinguir entre quien labora en el centro de trabajo y quien lo hace a distancia, sujeta a las excepciones que determine la STPS. Ahí desaparecen los elementos con los que tradicionalmente se reconstruía una jornada, como el acceso a instalaciones, la supervisión presencial o los testigos. El registro electrónico puede convertirse en la principal fuente de evidencia del tiempo trabajado y en el instrumento que dé operatividad al derecho a la desconexión. Es también el escenario donde la inconsistencia resulta más fácil de demostrar, porque cada correo, conexión o mensaje deja una huella con hora exacta que la parte trabajadora puede oponer al registro.

Existe, además, un incentivo económico. El artículo 994, fracción IV Bis, prevé una multa de 250 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización para la persona empleadora obligada que incumpla la fracción XXXIV del artículo 132 y, conforme al artículo 992, cuando un mismo acto u omisión afecte a varias personas trabajadoras, la sanción puede imponerse por cada una de ellas. El registro será, por tanto, un punto relevante tanto en juicio como en las inspecciones laborales.

Lo que resta de 2026 debería aprovecharse para revisar, antes de elegir tecnología, cómo se administra hoy el tiempo de trabajo: las jornadas reales frente a las contratadas, dónde se genera tiempo extraordinario de manera recurrente, quién autoriza extensiones de jornada, qué sucede con el personal remoto y qué dicen los contratos individuales, colectivos y reglamentos interiores. Ese diagnóstico tendrá que alcanzar a los supervisores, que son quienes en los hechos deciden cuánto se trabaja. También será necesario documentar el acuerdo que exige la Ley, el aspecto que con más facilidad puede subestimarse. Si el legislador hubiera querido que cualquier registro electrónico hiciera prueba plena, le habría bastado decirlo; optó por condicionar ese efecto al acuerdo entre trabajador y empleador. Su instrumentación dependerá de las disposiciones que emita la STPS, pero el consentimiento y su documentación forman parte del núcleo de la obligación.

La reforma de las 40 horas obligará a reorganizar turnos, revisar costos y replantear esquemas de cobertura. Junto con ello introduce una transformación menos visible, en la que la administración del tiempo se convierte en administración de evidencia. Durante muchos años la jornada real pudo operar con márgenes amplios de informalidad, tolerancia y reconstrucción posterior. La reforma estrecha esos márgenes desde dos extremos a la vez: al reducir las horas ordinarias aumenta la tentación de resolver la operación con tiempo que no se registra, y al exigir un registro con vocación de prueba plena vuelve mucho más costoso ceder a ella.

Hacia el 1 de enero de 2027 las empresas necesitarán un registro que corresponda con la realidad de la operación, que sea trazable, que pueda ponerse a disposición de la autoridad y que tenga sustento documental frente a las personas trabajadoras. Eso sólo se consigue si la organización acerca la jornada que existe en los contratos a la jornada que existe en la operación. La reducción a cuarenta horas cambiará cuánto puede trabajarse y el registro electrónico, cómo se prueba cuánto se trabajó. La manera en que cada empresa administre el tiempo en el día a día decidirá si ese registro opera como prueba a su favor o en su contra.

Nota de referencia: Ley Federal del Trabajo, arts. 58, 63, 64, 132 fr. XXXIV, 784, 804, 992 y 994 fr. IV Bis; Decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de mayo de 2026.